Cómo controlar los gastos de tu taxi sin acabar el trimestre buscando papeles
Todo taxista sabe más o menos lo que gasta. Lo que casi nadie sabe es en qué, cuánto ha cambiado respecto al mes pasado y cuánto IVA está perdiendo por facturas que nunca llegaron a ninguna parte. Esas tres cosas se arreglan con un método, no con más memoria.
Por qué la carpeta de la guantera no funciona
El sistema por defecto del gremio es una mezcla de guantera, cajón y galería del móvil. Falla siempre por los mismos cuatro sitios:
- Se pierden facturas. Y con cada una se va su IVA, que es dinero que ya habías adelantado.
- No sabes en qué se te va. «Este mes he gastado mucho» no es un dato. «Este mes el taller se ha llevado el triple que la media» sí lo es.
- Los gastos fijos se olvidan. El seguro, la cuota, la emisora, la gestoría — no los apunta nadie porque «ya se sabe que están», y luego no cuadra el mes.
- El trimestre es un sprint. Tres días buscando papeles para mandar a la gestoría lo que aparezca, y lo que no apareció se pierde.
Lo primero: separar el gasto de su justificante
Son dos cosas distintas y conviene no mezclarlas.
El gasto es el apunte: cuánto, cuándo, de qué. Sirve para saber si el negocio va bien.
El justificante es la factura. Sirve para deducir. Y aquí está la trampa que más dinero cuesta: un ticket no es una factura. Para deducir el IVA necesitas factura completa, con tu nombre y tu NIF. El ticket del surtidor no vale.
El gasto es el apunte: cuánto, cuándo, de qué. Sirve para saber si el negocio va bien.
El justificante es la factura. Sirve para deducir. Y aquí está la trampa que más dinero cuesta: un ticket no es una factura. Para deducir el IVA necesitas factura completa, con tu nombre y tu NIF. El ticket del surtidor no vale.
Haz la cuenta una vez: lo que gastas en combustible en un mes, por el 21 % de la base. Eso es lo que se te escapa cada mes si repostas y te quedas el ticket. Por doce.
Lo tienes desarrollado en gastos deducibles del taxi.Categorías: pocas, tuyas y siempre las mismas
El error clásico es inventar una categoría nueva cada vez. Al cabo de un año tienes «Taller», «Mecánico», «Reparación» y «Coche» — y ninguna te dice nada.
Con seis u ocho llega de sobra: combustible, mantenimiento, seguros, cuotas y tasas, ITV y revisiones, nóminas, gestoría, otros. Lo importante no es cuáles elijas, sino usar siempre las mismas. Una categoría solo sirve si puedes comparar el mes con el anterior.
Y a cada categoría conviene asignarle su tratamiento de IVA de una vez —deducible, exento o no aplica, y a qué tipo— para no tener que decidirlo en cada gasto.
Con seis u ocho llega de sobra: combustible, mantenimiento, seguros, cuotas y tasas, ITV y revisiones, nóminas, gestoría, otros. Lo importante no es cuáles elijas, sino usar siempre las mismas. Una categoría solo sirve si puedes comparar el mes con el anterior.
Y a cada categoría conviene asignarle su tratamiento de IVA de una vez —deducible, exento o no aplica, y a qué tipo— para no tener que decidirlo en cada gasto.
Los fijos, en automático
Seguro, cuota de autónomos, emisora, gestoría, financiación de la licencia. Son los que más pesan y los que menos se apuntan, porque no hay ningún momento en que te acuerdes de ellos.
La solución no es acordarse mejor: es que se apunten solos. Cada gasto fijo se define una vez con su frecuencia —mensual, trimestral, semestral o anual— y aparece cuando toca. Los que varían de importe, como la luz del garaje, se generan con una estimación marcada para revisar.
Si no los cuentas, tu beneficio parece mayor del que es todos los meses hasta que llega el recibo.
La solución no es acordarse mejor: es que se apunten solos. Cada gasto fijo se define una vez con su frecuencia —mensual, trimestral, semestral o anual— y aparece cuando toca. Los que varían de importe, como la luz del garaje, se generan con una estimación marcada para revisar.
Si no los cuentas, tu beneficio parece mayor del que es todos los meses hasta que llega el recibo.
Cómo lo resuelve TAXIgest
Cada gasto lleva su factura adjunta —foto o PDF— y su tratamiento de IVA, con base imponible e importe. Las categorías las creas tú, y cada una recuerda su IVA, así que al elegirla el formulario se rellena solo. Las más usadas suben arriba del desplegable.
Hay una decisión deliberada en cómo está hecho: solo cuenta como deducible el gasto que tiene factura adjunta. Al cerrar el trimestre, la aplicación te dice cuántos gastos deducibles se han quedado sin factura y cuánto IVA vas a perder por ello — antes de mandar nada, con tiempo de pedirlas.
Si tienes la factura del taller o de la gasolinera, puedes subirla y que se lea sola: extrae proveedor, fecha, base, IVA y las líneas de detalle, y de una sola factura puede salir más de un gasto si mezcla conceptos.
Los gastos fijos se configuran una vez y se generan solos en su fecha. Y todo queda archivado por año y trimestre, descargable en un ZIP listo para tu gestoría.
Hay una decisión deliberada en cómo está hecho: solo cuenta como deducible el gasto que tiene factura adjunta. Al cerrar el trimestre, la aplicación te dice cuántos gastos deducibles se han quedado sin factura y cuánto IVA vas a perder por ello — antes de mandar nada, con tiempo de pedirlas.
Si tienes la factura del taller o de la gasolinera, puedes subirla y que se lea sola: extrae proveedor, fecha, base, IVA y las líneas de detalle, y de una sola factura puede salir más de un gasto si mezcla conceptos.
Los gastos fijos se configuran una vez y se generan solos en su fecha. Y todo queda archivado por año y trimestre, descargable en un ZIP listo para tu gestoría.
Hay además una vista trimestral que estima el IVA a pagar: lo repercutido sobre TPV, códigos e ingresos en cuenta, menos lo soportado de tus gastos deducibles con factura. Es una estimación de apoyo para ir al gestor con los números claros, no un modelo 303 ni un sustituto de tu asesoría.
Cuando los gastos están al día, aparece lo demás
Un registro de gastos ordenado no sirve solo para pagar menos IVA. Sirve para saber cosas que de otro modo no sabrías:
- Tu beneficio real del mes, comparado con el mes anterior y con el mismo mes del año pasado.
- Tu punto muerto: qué día del mes dejas de trabajar para pagar costes y empiezas a ganar.
- Tu coste por kilómetro de combustible, que es el que más se mueve.
Deja de perder facturas
Cada gasto con su factura y su IVA, los fijos en automático y el trimestre archivado para tu gestor. Prueba gratuita, sin tarjeta.
Crear cuenta gratis →Preguntas frecuentes
¿Cómo llevo el control de los gastos del taxi si soy autónomo solo?
Apunta cada gasto con su categoría y adjunta la factura en el momento, no al final del trimestre. Define los fijos una vez para que se generen solos. Con eso ya puedes comparar meses y no pierdes IVA por papeles traspapelados.
¿Vale una foto del ticket como justificante?
Para tu control interno sí, pero para deducir el IVA no: necesitas factura completa con tu nombre y NIF. Merece la pena pedir factura en la gasolinera o darte de alta en su facturación automática.
¿Puedo subir una factura y que se rellene sola?
Sí. TAXIgest lee la factura —foto o PDF— y extrae proveedor, fecha, base, IVA y las líneas de detalle. Si una misma factura mezcla conceptos, puede generar varios gastos de categorías distintas.
¿Y los gastos que se repiten cada mes?
Se definen una vez como recurrentes, con su frecuencia (mensual, trimestral, semestral o anual), y se generan solos en su fecha. Los de importe variable se crean con una estimación marcada para que la revises.
¿Cómo le paso los gastos a mi gestoría?
Las facturas quedan archivadas por año y trimestre y se descargan en un ZIP. Antes de enviarlo, la aplicación te avisa de los gastos deducibles que se han quedado sin factura adjunta y del IVA que perderías.